Jeśli chcemy zorganizować konferencję lub szkolenie, czeka nas wiele przygotowań, które powinniśmy rozpocząć kilka miesięcy wcześniej, w zależności od wagi wydarzenia. Początkiem przygotowań jest określenie liczby osób, które mają wziąć udział w konferencji lub szkoleniu. Kolejne ważne pytania, na które musimy sobie odpowiedzieć, udzielić odpowiedzito: Jaka liczba uczestników szkolenia lub konferencji nas satysfakcjonuje, aby organizacja tego wydarzenia okazała się sukcesem? Czy program konferencji będzie rozbudowany na 2 lub 3 dni, czy tylko na kilka godzin? Jakim budżetem dysponujemy? W odpowiedzi na te kwestie niezwykle przydatny okaże się program, w miarę możliwości szczegółowo rozpisany na godziny.

W przypadku gdy organizujemy szkolenie, warto skonsultować się z szkoleniowcami i trener, ile czasu zajmie im zrealizowanie określonej tematyki szkolenia i czy dawka wiedzy, jaką chcą przekazać, nie przytłoczy zanadto uczestników. Zajęcia powinniśmy dopasowywać pod względem tematycznym, przewidując pauzy na kawę lub posiłek. Magnesem przyciągającym uczestników bywa wieczór integracyjny, wyjście do opery lub spacer po – ciche-auto.pl – mieście.

szkolenie iso

Autor: Juhan Sonin
Źródło: http://www.flickr.com

W przypadku konferencji musimy szczegółowo określić jej tematykę i poświęcić czas na stworzenie listy mających na niej odczyty specjalistów. Chcemy pozyskać jako wykładowców uznane autorytety z danej branży, należy ich powiadomić dużo wcześniej, a w naszych finansach uwzględnić kwoty honorariów. Jeśli mamy skromne środki, możemy pokusić się o sponsoring firm branżowych w zamian za czas na prezentację ich oferty. Zarówno stworzenie listy osób mających wystąpienia, jak i uczestników konferencji to bardzo czasochłonne przygotowania. Na koniec pozostaje przygotowanie materiałów, które chcemy wręczyć uczestnikom.
Mając określoną listę uczestników konferencji, lub chociaż ich liczbę, należy poszukiwać miejsca szkolenia lub – sprawdź propozycję – konferencji. Jeżeli nie mamy własnej sali konferencyjnej, albo zamierzamy zorganizować nasze wydarzenie w innym mieście, np. Wrocławiu, wystarczy wrzucić w wyszukiwarkę frazy: sale konferencyjne wrocław , sale szkoleniowe wrocław, sale do wynajęcia Wrocław. Otrzymamy pokaźny wybór firm świadczących te usługi. Dobierajmy miejsce świadomie, bo atrakcje, jakie oferuje wielkie miasto, mogą zaprzątnąć uwagę uczestników konferencji. Wybierajmy sale szkoleniowe- dla przykładu , z klimatyzacją, jeśli wydarzenie będzie przeprowadzane latem, z nowoczesnym wyposażeniem, ofertą noclegu i cateringu, z dostępem do internetu – najlepiej bezprzewodowo. Wiele firm świadczących usługi wynajmu sal konferencyjno-szkoleniowych daje nam pełen pakiet usług – wybieramy właśnie takie, sami poświęcając się promocji, czyli jak najszerszym powiadomieniem o tym wydarzeniu, oraz stroną merytoryczną przedsięwzięcia.

Jak profesjonalnie zorganizować konferencję lub szkolenie